Vitality with a Sonrisa

Vitality with a Sonrisa
Vitality with a Sonrisa

Privacybeleid Vitality with a Sonrisa

Versie: oktober 2026

Vitality with a Sonrisa respecteert de privacy van deelnemers en bezoekers en gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens.

1. Wie zijn wij?

Vitality with a Sonrisa verwerkt persoonsgegevens voor het aanbieden en uitvoeren van onder andere:

  • Baby Bootcamp;

  • Postpartum begeleiding;

  • Persoonlijke coaching;

  • Online begeleiding;

  • Lidmaatschappen;

  • Workshops;

  • Intakegesprekken;

  • Reserveringen;

  • Facturatie;

  • Klantenservice.

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de dienstverlening kunnen onder andere de volgende gegevens worden verwerkt:

  • Naam;

  • Adres en woonplaats;

  • Telefoonnummer;

  • E-mailadres;

  • Geboortedatum;

  • Betaal- en factuurgegevens;

  • reserveringsgegevens;

  • Lidmaatschapsgegevens;

  • Trainingshistorie;

  • Voortgangsgegevens;

  • Communicatie via e-mail, WhatsApp en Virtuagym;

  • Informatie die via het contact- of intakeformulier wordt verstrekt.

3. Gezondheidsgegevens

Voor veilige en passende postpartum begeleiding kan het noodzakelijk zijn dat de deelnemer informatie verstrekt over haar gezondheid en belastbaarheid.

Dit kan bijvoorbeeld informatie zijn over:

  • Zwangerschap en bevalling;

  • Bevallingsdatum;

  • Postpartum herstel;

  • Bekken- of bekkenbodemklachten;

  • Diastase;

  • Blessures;

  • Fysieke beperkingen;

  • Relevante medische bijzonderheden.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens en worden daarom met extra zorg behandeld.

Wanneer toestemming de grondslag vormt voor de verwerking van deze gezondheidsgegevens, wordt hiervoor uitdrukkelijke toestemming gevraagd.

De gegevens worden alleen verwerkt voor zover dit noodzakelijk is voor veilige en passende begeleiding en worden niet voor andere doeleinden gebruikt zonder passende grondslag.

4. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Vitality with a Sonrisa kan persoonsgegevens verwerken voor:

  • Het uitvoeren van overeenkomsten;

  • Het beheren van lidmaatschappen;

  • Het plannen en beheren van reserveringen;

  • Het uitvoeren van coaching en training;

  • Het opstellen van passende trainingsprogramma’s;

  • Communicatie met deelnemers;

  • Klantenservice;

  • Facturatie en betalingen;

  • Het voldoen aan wettelijke verplichtingen;

  • Verbetering van de dienstverlening.

5. Contact- en intakeformulieren

Via de website kunnen persoonsgegevens worden verzameld.

Contactformulier

Hierbij kunnen onder andere worden verwerkt:

  • Naam;

  • E-mailadres;

  • Telefoonnummer indien verstrekt;

  • Inhoud van het bericht.

Deze informatie wordt gebruikt om contact op te nemen en de gestelde vraag te beantwoorden.

Intakeformulier

Via het intakeformulier kunnen daarnaast persoonsgegevens over gezondheid, zwangerschap, bevalling, herstel en sportdoelen worden verwerkt.

Deze informatie wordt gebruikt om trainingen en begeleiding zo verantwoord mogelijk af te stemmen op de deelnemer.

6. Virtuagym

Vitality with a Sonrisa maakt gebruik van Virtuagym voor onder andere:

  • Account- en ledenbeheer;

  • Abonnementen;

  • Reserveringen;

  • Credits;

  • Trainingsschema’s;

  • Communicatie;

  • Voortgangsregistratie;

  • Betalings- of facturatieprocessen.

Voor zover noodzakelijk voor deze dienstverlening kunnen persoonsgegevens binnen Virtuagym worden verwerkt.

7. Betalingen

Voor betalingen kan Vitality with a Sonrisa gebruikmaken van externe betalings- en financiële dienstverleners.

Deze partijen ontvangen uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn om betalingen en bijbehorende administratie uit te voeren.

Vitality with a Sonrisa ontvangt niet zonder noodzaak volledige betaalkaartgegevens.

8. Delen van persoonsgegevens

Vitality with a Sonrisa verkoopt persoonsgegevens niet aan derden.

Persoonsgegevens kunnen uitsluitend worden gedeeld wanneer dit noodzakelijk is voor:

  • Uitvoering van de dienstverlening;

  • Gebruik van software zoals Virtuagym;

  • Betalingsverwerking;

  • Administratie;

  • Uitvoering van een overeenkomst;

  • Of een wettelijke verplichting.

Wanneer externe partijen in opdracht van Vitality with a Sonrisa persoonsgegevens verwerken, worden passende afspraken gemaakt over zorgvuldige verwerking en beveiliging.

Gezondheidsgegevens worden niet zonder passende wettelijke grondslag of vereiste toestemming voor andere doeleinden aan derden verstrekt.

9. Bewaartermijnen

Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is.

Financiële en administratieve gegevens worden bewaard gedurende de daarvoor geldende wettelijke fiscale bewaartermijnen.

10. Beveiliging

Vitality with a Sonrisa neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

  • Verlies;

  • Misbruik;

  • Onbevoegde toegang;

  • Ongewenste openbaarmaking;

  • Onbevoegde wijziging.

Voor gezondheidsgegevens wordt rekening gehouden met het gevoelige karakter van deze informatie.

11. Foto’s en videomateriaal

Tijdens lessen of activiteiten kan foto- of videomateriaal worden gemaakt.

Herkenbaar beeldmateriaal van deelnemers of kinderen wordt alleen gebruikt overeenkomstig de daarvoor gemaakte afspraken en verleende toestemming.

Wanneer een deelnemer niet wil dat zijzelf of haar kindje herkenbaar wordt gebruikt op social media, de website of ander communicatiemateriaal, kan dit worden aangegeven bij Vitality with a Sonrisa.

12. Rechten van deelnemers

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving heeft een deelnemer onder andere recht op:

  • Inzage in persoonsgegevens;

  • Correctie van onjuiste gegevens;

  • Verwijdering van gegevens waar dit recht van toepassing is;

  • beperking van verwerking;

  • Bezwaar tegen bepaalde verwerkingen;

  • Overdraagbaarheid van gegevens waar dit recht van toepassing is;

  • Intrekking van gegeven toestemming.

Wanneer verwerking gebaseerd is op toestemming, kan die toestemming worden ingetrokken. Dit heeft geen gevolgen voor de rechtmatigheid van verwerking die vóór de intrekking heeft plaatsgevonden.

Een verzoek kan worden ingediend via het contactadres van Vitality with a Sonrisa.

13. Cookies en ingesloten inhoud

De website kan gebruikmaken van functionele, analytische en marketingcookies.

Wanneer daarvoor toestemming vereist is, wordt deze bij het bezoek aan de website gevraagd.

Pagina’s kunnen daarnaast ingesloten inhoud van andere websites bevatten, bijvoorbeeld video’s, afbeeldingen of andere externe content.

Deze externe websites kunnen daarbij persoonsgegevens verwerken overeenkomstig hun eigen privacybeleid en cookie-instellingen.

14. Wijzigingen privacybeleid

Vitality with a Sonrisa kan dit privacybeleid aanpassen wanneer de dienstverlening, gebruikte systemen of wet- en regelgeving veranderen.

De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website en/of beschikbaar gesteld via de gebruikte digitale omgeving.